Az Ametiszt Foglalás- és szállásvezetési Rendszer működése, használata

A rendszer felülete jól áttekinthető, használata könnyedén elsajátítható. Belépéskor felhasználónevet és jelszót kér, így nem férhetnek hozzá illetéktelen személyek, illetve ennek segítségével többen is tudják biztonságosan, adatvesztés nélkül használni. Ha valaki épp a rendszerben dolgozik és egy másik számítógépről is belépnek, akkor a másik félnél a menüsor mellett jól láthatóan jelzi, hogy már valaki bent van a rendszerben. Ekkor az újonnan belépett felhasználó tudni fogja, hogy nem szabad módosítania meglévő adatokon, mert előfordulhat, hogy felülírja a másik személy által közben bevitt adatokat. Amikor a korábban belépett felhasználó már nem használja a rendszert vagy kilép, a jelzés eltűnik és a másik oldalon folytatható a munka.

A felület két részből áll, a képernyő felső részén található menüsorból és a munkafelületből. A menüsorban minden fontos művelet elérhető: Vendégek listája, Új vendég felvitele, Foglalási igények menedzselése, Foglalások megtekintése és menedzselése, Új foglalás felvitele és Súgó.

Vendégek listája

Ebben a menüpontban megtekinthetők mindazok a vendégek, akik valaha a szálláshely weblapján (vagy más erre felkészített lapon) keresztül küldték el érdeklődésüket, illetve azok, akik manuálisan, ezen adminisztrációs felületen keresztül lettek felvíve. A listában szerepel a vendégek neve, lakcíme, telefonszáma, e-mail címe és beszélt nyelve. A lista rendezhető a vendég neve, országa, városa, telefonszáma, e-mail címe és beszélt nyelve szerint. A visszatérő vendégeket a listában a rendszer zöld színnel emeli ki. A vendégek nevére kattintva a vendég adatai egy űrlappal szerkeszthetők, e-mail címére kattintva pedig e-mail küldhető számára az éppen használt levelezőprogram segítségével.

Új vendég felvitele, vendég adatainak szerkesztése, vendég törlése

Új szállásfoglalás felvitele előtt minden esetben rögzíteni kell a vendég adatait, amennyiben még nincs az adatbázisban (vendégek listájában). Az űrlapon meg lehet (célszerű) adni a vendég nevét, lakhelyét, telefonszámát, beszélt nyelvét, e-mail címét, valamint kiegészítő megjegyzést. A bevitt adatok a Felvitel gombbal nyugtázhatók.

A Vendég adatainak szerkesztésére a vendégek listájából nyílik lehetőség, ott egy névre kattintva ez az űrlap jelenik meg, csak kitöltve a korábban felvitt adatokkal. Ekkor bármely adat módosítható, az elvégzés után csak meg kell nyomni a Módosítás gombot.

A vendég törlése szintén a szerkesztőfelületen történik, a Vendég törlése gomb megnyomásával.

Foglalási igények menedzselése

A szálláshely weblapjáról* vagy más együttműködő weblapról (pl. www.szallashelyek.com) beérkező igények listája a Foglalási igények menüpontban található. A vendég neve és e-mail címe mellett megtalálható a foglalási időszak, a személyek száma, valamint a foglaláskor vendég által beírt megjegyzés. A képernyő alsó részén található naptárban láthatjuk az adott időszakban a szobák telítettségét. A naptár segítségével válasszuk ki a megfelelő szobát, majd a szoba számát adjuk meg a foglalási igény sorának végén található szövegdobozban, majd nyomjuk meg a Rögzítés gombot. Amennyiben nincs elegendő férőhely, a foglalási űrlapban adjunk meg annyi személyt, amennyi az adott szobában elfér, majd nyomjuk meg a Módosítás gombot. Ezután lépjünk vissza a Foglalási igények oldalra, ahol újból megtaláljuk az adott foglalást, de már csak annyi személlyel, amennyi még nincs elhelyezve. Adjunk meg ismét egy üres szobát, majd nyomjuk meg a Rögzítés gombot. A műveletet addig kell ismételnünk, amíg az összes személy el nincs helyezve, azaz amíg a foglalási igény el nem tűnik a listából.

Amennyiben egy vendég nem adta meg az érkezése vagy távozása dátumát, a szoba megadására nincs lehetőség, hiszen a rendszer nem tudná a foglalást pontosan rögzíteni. Ekkor egyeztetni kell a vendéggel és manuálisan felvinni a foglalást.

A törölni kívánt vagy hibás foglalási igényeket a Törlés gombra kattintva törölhetjük a listából.

*: A funkció működéséhez a szálláshely weblapját fel kell készíteni, ehhez cégünk megfelelő segítséget biztosít.

Új foglalás felvitele

Az Új foglalás menüpont két részből áll, a felső részben a foglalási űrlap, az alsó részben a Foglalások táblázata látható. Új foglalás akkor vihető fel, ha már a vendég szerepel az adatbázisban. Az űrlapon ki kell választani a listából a vendég nevét, meg kell adni a szoba számát (amennyiben még nem dőlt el a szoba száma, adjunk meg 0-t), az érkezés és távozás napját, a személyek számát, a kért étkezések típusát (reggeli, ebéd, vacsora), a foglalás státuszát (függőben, véglegesítve), és lehet beírni megjegyzéseket a foglalással kapcsolatban. Amennyiben több személyt adunk meg, mint amennyi az adott szobában elfér, a rendszer a rögzítéskor ezt jelzi, ekkor csökkenteni kell a személyek számát. Amennyiben egy olyan szobát adunk meg, amely a kívánt foglalási időszak bármely napján már foglalt, a rendszer szintén jelez, ekkor pedig a szoba számát szükséges módosítani.

Foglalások megtekintése, foglalás adatainak szerkesztése  

A foglalásokat a rendszer az erre a célra legmegfelelőbb, Gantt diagrammal szemlélteti. A sorokban az egyes szobák, az oszlopokban az egyes napok láthatók, melyek közül a hétvégék sárga, az ünnepnapok rózsaszínnel vannak jelezve. Az első néhány oszlopban az adott szobáról láthatunk információkat. A szoba száma mellett megjelenik a szoba megnevezése (ha meg van adva /pl. stúdióapartman/), a férőhelyek száma (pótágyakkal), valamint a szoba típusa (franciaágyas-e). Alapból a következő 2 hét foglalásait mutatja a rendszer, de a naptár felett található dátumválasztó segítségével bármikor módosítható a megjelenítendő időszak, akár évekre visszamenőleg és előre.

A foglalásokat a rendszer az érkezés napjának második felétől a távozás napjának első feléig húzódó zöld (függőben) vagy kék (véglegesített) sávként jelzi. A sávokban látható a vendég neve, beszélt nyelvének zászlaja, a vendégéjszakák száma és az adott szobában normál és pótágyon szálló vendégek száma. Ha az egérrel egy-egy foglalás felé állunk, akkor egy sárga szövegdobozban további információkat láthatunk az adott foglalásról (cím, telefon, e-mail, foglalásokkal kapcsolatos megjegyzések, étkezés). A vendég nevére kattintva a foglalás adatai módosíthatók, a vendég adatainak módosításához hasonlóan. Módosítható a szoba száma, a foglalási időszak, valamint a vendégek száma is, bármely adatok ütközésekor a rendszer figyelmeztet és kéri az adatok módosítását.

FIGYELEM!

A Foglalási rendszer kipróbálható a következő elérhetőségen:
http://www.ametiszt.com/szallasvezetes/

Felhasználónév: ametiszt
jelszó: demo

Kérje ajánlatunkat! Kattintson ide,
vagy hívjon minket a következő telefonszámon:
30-218-3519
e-mail: probert@quickstudio.hu